Чтобы знать состояние се­мей, правильно осуществлять уход за пчелами и вести селекци­онно-племенную работу на пасеке, необходимо делать записи о состоянии семей, их продуктивности и зимовке. Для этого все семьи на пасеке должны быть пронумерованы. Обычно изготовляют из жести небольшие этикетки (10x6 см), окрашивают белой краской и наносят с помощью цифрового шаблона порядковые цифры по количеству семей, имеющихся на пасеке. Этикетку с номером прикрепляют с левой стороны передней стенки улья. При пересе­лении семьи в новый улей переносят на него и ее этикетку. При разделении семьи пополам старый номер оставляют на улье со старой маткой; второй семье с новой маткой присваивают новый номер.

Журнал для записей делают такого формата, чтобы он поме­щался в кармане халата или комбинезона. На каждую семью отводят одну полную страницу. Журнал графят так, чтобы во время работы с пчелами можно было лишь проставлять цифры в соответствующие колонки. Записывают следующие показатели: возраст и происхождение матки, дату осмотра семьи, количество занимаемых улочек в пересчете на полные, количество меда (имеется, дано, отобрано), количество сотов с расплодом (имеется, дано, отобрано), рамок с вощиной и добавочные сведения о семье.

Пчеловод просматривает пасечный журнал и выбирает номера семей, в которых надо выполнить ту или иную работу. В конце сезона подсчитывает общую продуктивность семьи.